Prozessautomatisierung für den Mittelstand

Was sich automatisieren lässt

Automatisieren lässt sich, was wiederkehrt und festen Regeln folgt. Die Frage ist nicht, wie schwierig ein Schritt ist, sondern ob er jedes Mal gleich abläuft. Wenn eine Mitarbeiterin ihn einer neuen Kollegin in wenigen Sätzen erklären kann, kann ihn meist auch eine Software übernehmen.

Typische Beispiele: Daten von einem System ins andere übertragen, etwa eine Bestellung aus dem Onlineshop in die Warenwirtschaft. Dem Kunden eine Bestätigung schicken, sobald sein Auftrag erfasst ist. Eine Erinnerung verschicken, wenn ein Termin naht oder eine Rechnung offen ist. Eine Auswertung zusammenstellen, die heute jemand jeden Montag aus mehreren Listen zusammenträgt.

Automatisierung heißt nicht, dass alles auf einmal umgestellt wird. Oft beginnt sie mit einem einzelnen Schritt, der jeden Tag Zeit kostet. Ist er erledigt, wird sichtbar, welcher als Nächstes folgt.

Woran Sie es erkennen

Es gibt eine Liste daneben in Excel. Das Programm kann etwas nicht, also wird es nebenher festgehalten. Bald ist die Liste wichtiger als das Programm, und nur eine Person weiß genau, wie sie gepflegt wird.

Dieselben Daten werden mehrfach erfasst. Der Auftrag kommt per Mail, wird in die Auftragsliste getippt und später noch einmal in die Rechnung. Jeder Durchgang kostet Zeit, und jeder ist eine Gelegenheit, sich zu vertippen.

Mails werden weitergeleitet, nur um Bescheid zu geben. Das Lager erfährt von einem Auftrag, weil jemand daran denkt, die Mail weiterzuschicken. Ist diese Person im Urlaub, erfährt es niemand.

Wie so ein Ablauf aussieht und was sich ändert, wenn die Software ihn übernimmt, zeigt die Vorführung auf der Startseite: derselbe Auftrag, einmal von Hand und einmal mit Software, die zum Betrieb passt.

Wann nicht

Nicht jeder Schritt sollte automatisiert werden. Wo es um Urteilsvermögen geht, etwa bei einer Reklamation, einem ungewöhnlichen Sonderwunsch oder einer Preisfrage bei einem langjährigen Kunden, ist ein Mensch die bessere Wahl. Gute Automatisierung erkennt solche Fälle und legt sie jemandem vor, statt sie nach Schema zu erledigen.

Manchmal braucht es auch gar keine neue Software. Viele Programme können mehr, als im Alltag genutzt wird: eine automatische Bestätigung, eine Regel für eingehende Mails, ein Export, der sich von selbst wiederholt. Wenn eine Einstellung im vorhandenen Programm genügt, sagen wir Ihnen das.

Wie wir vorgehen

Wir sehen uns zuerst den Ablauf an, so wie er heute wirklich läuft, nicht wie er im Handbuch steht. Dazu gehört das Gespräch mit den Menschen, die ihn jeden Tag machen. Sie wissen, wo es hakt und welche Ausnahmen es gibt.

Erst danach automatisieren wir, und zwar zuerst den Schritt, der am meisten Zeit kostet oder am häufigsten zu Fehlern führt. Ihre vorhandenen Programme binden wir an, statt sie zu ersetzen, solange sie ihre Aufgabe erfüllen.

Häufige Fragen

Brauchen wir dafür neue Software?

Nicht unbedingt. Oft genügt eine Anbindung zwischen den Programmen, die Sie schon haben, oder eine Einstellung, die bisher niemand genutzt hat. Neue Software ist erst dann nötig, wenn ein Ablauf in den vorhandenen Programmen keinen Platz findet.

Fallen dadurch Arbeitsplätze weg?

Darum geht es uns nicht. Die Arbeit verschwindet aus dem Tag, nicht die Menschen aus dem Betrieb. Wer heute Aufträge abtippt, hat danach Zeit für Kunden, für Rückfragen und für alles, wofür es Erfahrung braucht.

Was passiert bei Ausnahmen?

Eine gute Automatisierung kennt ihre Grenzen. Passt ein Fall nicht zu den Regeln, wird er nicht einfach durchgewunken. Er landet bei einem Menschen, zusammen mit allen Angaben, die für die Entscheidung nötig sind. Stellt sich eine Ausnahme als häufiger Fall heraus, lassen sich die Regeln später erweitern.

Funktioniert das mit unseren vorhandenen Programmen?

Oft ja. Viele Programme haben Schnittstellen, über die sich Daten lesen und schreiben lassen. Wo keine vorhanden ist, helfen andere Wege, etwa ein regelmäßiger Austausch über Dateien oder das Auslesen eingehender Mails. Wie es bei Ihnen geht, lässt sich sagen, sobald man Ihre Programme kennt.

Wo liegen unsere Daten?

Das klären wir vor Beginn mit Ihnen. Viele Abläufe lassen sich so bauen, dass Ihre Daten in den Programmen bleiben, in denen sie heute schon liegen, und nur weitergereicht werden. Wo zusätzlich ein Server nötig ist, legen wir den Standort gemeinsam fest, auf Wunsch in Deutschland.